El Archivo Municipal de Benavente es una unidad administrativa perteneciente al Ayuntamiento de la ciudad de Benavente e integrada en el sistema de Archivos de Castilla y León. Es, por lo tanto, un servicio público, responsable de la custodia del patrimonio documental municipal. Este patrimonio está formado por el conjunto de documentos, generados, recibidos o reunidos por el Concejo, Regimiento o Ayuntamiento en el ejercicio de sus competencias, a lo largo de toda su historia institucional.

El Archivo fue catalogado entre 1989 y 1992 por un equipo dirigido por D. José Luís Rodríguez de Diego (facultativo del Archivo Nacional de Simancas). Los trabajos fueron financiados por el Instituto de Estudios Zamoranos “Florián de Ocampo”, quien publicó su catálogo-inventario en 1996.

Posteriormente, ante la proyectada reforma del Edificio Consistorial de la Plaza Mayor, se procedió en el año 2000 a la organización del Archivo para su traslado a unas dependencias o depósitos con carácter provisional. Trabajos que fueron llevados a cabo a cabo por la empresa Arbis (Sistemas de Archivos y Bibliotecas).

En la actualidad se encuentra instalado en la planta superior del edificio Consistorial de la Plaza Mayor.

UBICACIÓN

Durante varios años la documentación ha estado guardada en 1251 cajas contenedoras de almacenamiento (con capacidad para tres cajas de archivo definitivo cada una). Las unidades de instalación, entre cajas archivadoras, libros, carpetas y legajos, etc. superaban las 4.000, lo cual suponía unos 720 metros lineales de documentación. A ello se ha ido agregando la documentación incorporada al archivo durante los últimos años, con lo cual en la actualidad éste se aproxima en su conjunto las 6.000 mil cajas de archivo definitivo (definiclas). Actualmente se calcula el Archivo Municipal supera el 1 kilómetro lineal de documentación.

Las dependencias, construidas expresamente para archivo en la planta superior de dicho edificio, están dotadas de un depósito de almacenamiento mediante compactos, además de una amplia sala con diversos espacios de trabajo y consulta.

FUNCIONES

Es función del Archivo recibir, custodiar, conservar, organizar, describir y difundir todo su fondo documental, que en definitiva es la historia de la ciudad de Benavente y el patrimonio histórico de todos los ciudadanos.

El valioso patrimonio documental custodiado en el Archivo abarca el período cronológico comprendido desde el siglo XII hasta el siglo XX. El volumen ocupado por la documentación municipal supera ampliamente los 700 metros lineales.

Dentro del Archivo Municipal, estos nueve siglos de documentación se distribuyen en un archivo histórico y un archivo administrativo. Son documentos históricos los producidos por el Ayuntamiento con una antigüedad superior a los cuarenta años. Así pues, el resto del fondo documental esta constituido por los documentos administrativos.

Los archivos de gestión o de oficina, custodian por lo general durante cinco años la documentación activa, es decir; aquélla que es consultada o utilizada habitualmente en o por los órganos y unidades administrativas que la reciben o producen. Transcurrido este tiempo las distintas oficinas municipales la envían al Archivo Municipal situado en el Edificio Consistorial de la Plaza Mayor.

OBJETIVOS

El objetivo principal del Archivo, es prestar un servicio público, facilitando el acceso a la documentación, con excepción de la que está sujeta a restricciones de acuerdo con la legislación vigente, y proporcionando la información y documentos solicitados por sus principales usuarios:

· Ciudadanos, para la defensa de sus derechos o el conocimiento de sus obligaciones.

· Oficinas, servicios y corporación municipal, para la resolución de trámites administrativos o la adopción de decisiones.

· Investigadores, estudiosos o aficionados, para la realización de trabajos científicos o de interés particular.

INSTALACIONES

· SALA DE DEPÓSITO (planta alta del Edificio Consistorial de la Plaza Mayor)

Descripción: Planta bajo cubierta con sala depósito de archivo reforzado mediante sistema de cerchas.

Capacidad de Almacenamiento: Dispone de cuerpos de estanterías compactas con capacidad de almacenamiento para 883, 49 metros lineales de documentación

Seguridad: sistema antiincendios y alarma.

· SALA DE CONSULTA y OFICINA

· DEPENDENCIAS DE TRABAJO Y ALMACENES DE MATERIAL DE TRABAJO

· ASEOS

En el precepto de que se considera como necesaria la puesta a disposición del personal del archivo de los medios tecnológicos más adecuados para la realización del trabajo en el mismo y de la puesta en valor y acceso a la documentación que alberga se ha iniciado un proceso de digitalización de sus fondos documentales. Para ello el archivo dispone de un escáner profesional que le permite iniciar la digitalización de documentación que alberga.

En la actualidad el proceso de digitalización se centra en un primer momento en aquellas series documentales más antiguas y que precisan una protección mayor por su estado de conservación, así como en aquellas que por su demanda requieren una mas pronta accesibilidad

FONDOS

Carta Puebla de Benavente de 1167

El Archivo Municipal de Benavente se compone de varios fondos documentales, pues además de la documentación municipal propiamente dicha, se han incorporado al mismo como fondos agregados. Éstos últimos son: la documentación perteneciente al archivo familiar de D. José Rodríguez y Rodríguez (Casa del Cervato Rodríguez) y el Archivo familiar de Dña. Soledad González (este último con carácter de depósito), entre otros.

Los fondos del Archivo del Archivo Municipal de Benavente se dividen fundamentalmente en dos tipos, en función de su edad y del uso preferente que su carácter les otorga.

Fondos Administrativos: se trata del volumen documental mas voluminoso en el Archivo; y se compone en su mayor parte de documentos pertenecientes a la segunda mitad del S. XX y primeros años del siglo actual. Estos documentos tienen una validez legal vigente en su plenitud y, como tal, su utilización se restringe al desarrollo de los distintos expedientes por los que Administración y ciudadanos se relacionan entre sí.

Fondos Históricos: se trata de documentación que abarca del S. XII al S. XX. Los documentos más antiguos que custodia el Archivo datan del siglo XII, entre ellos la llamada Carta Puebla o Fuero de Benavente de 1167.

Aparte de esto, también existen en el Archivo fondos singulares por su naturaleza, su nivel de estudio y descripción, como por su soporte. En este sentido merecen ser destacados entre otros ejemplos:

Fondo Casa del Cervato Rodríguez

Fondo Casa de Doña Soledad González Santiago (instalado en las dependencias del Centro Cultural Soledad González)

Fondo Sociedad de Socorros Mutuos San Crispín

Fondo de la Asociación Cultural “Fray Toribio de Motolinía”

Fondo de la Asociación ”Club Filatélico y Numismático de Benavente”

Otros: Colecciones facticias, bibliografía e ilustraciones relacionadas con Benavente y adquiridas por el Ayuntamiento de la ciudad.

A ello se une diversa documentación depositada durante los últimos años y procedente de las distintas oficinas municipales que incluye documentación en su mayor parte desde el año 1997 hasta el año 2011.

Libros de actas del Concejo de Benavente (siglo XVI)

SERVICIOS (CONSULTAS Y PRÉSTAMOS)

El Archivo Municipal de Benavente, presta a sus usuarios los siguientes servicios: consultas, préstamos, reprografía y difusión cultural y educativa.

Localización: EDIFICIO CONSISTORIAL (Plaza Mayor, 3 · 2ª planta)

Servicios:

· Consulta indirecta resuelta por el personal del Archivo y solicitada por correo postal, fax, correo electrónico y de forma telefónica.

· Consulta directa solicitada por el usuario personalmente en el Archivo, permaneciendo el tiempo necesario para contestar verbalmente a su petición.

· Servicio interno de préstamo de los documentos solicitados por las oficinas municipales.

· Salida de los documentos en préstamo para exposiciones, siempre autorizada por el Ayuntamiento y la Junta de Castilla y León.

A las distintas consultas formuladas por el usuario, se trata de dar respuesta sobre las fuentes documentales existentes en este archivo y en otros archivos, sobre la información contenida en los documentos, sobre la bibliografía existente acerca de un determinado tema de estudio y también sobre cuestiones de Archivística, Diplomática, Paleografía y demás ciencias referentes a la gestión e información documental. Las mismas deben de ser de carácter únicamente informativo y orientativo sobre los servicios que ofrece el archivo e instrumentos de consulta y localización de documentación, ya que el Archivo no efectúa trabajos o investigaciones particulares.

Otros Servicios:

Consulta de la Biblioteca Auxiliar del Archivo. Esta se encuentra formada fundamentalmente por monografías sobre temas locales, Historia, Derecho Administrativo, Archivística, Diplomática, Paleografía y sobre obras de referencia en general.

DATOS DE INTERÉS

Horario: de lunes a viernes: de 8 a 15 horas (la atención a las consultas se llevan a cabo en función de la disponibilidad, por ello se recomienda concertar visita u horario de consulta).

Dirección: Plaza Mayor, 1 (segunda planta). 49600 Benavente

Teléfono: 980 63 04 45

archivo@benavente.es

CONDICIONES DE ACCESO Y CONSULTA

Todos los ciudadanos o entidades tienen derecho a la consulta libre y gratuita del patrimonio documental del municipio de Benavente, de acuerdo con la legislación vigente en materia de acceso y reproducción de documentos.

La consulta se realizará siempre respetando los límites generales al derecho de acceso establecidos legalmente. Se permitirá el acceso a los documentos excluidos de consulta pública, cuando las peticiones acrediten intereses legítimos o científicos.

Consultas de ciudadanos en general:

El ciudadano debe presentar instancia en el Registro General de Entrada del Ayuntamiento, en la que consten las razones de su consulta, identifique el documento de la forma más precisa posible y señale si necesita consultarlo solamente o efectuar fotocopias. Las consultas técnicas o legales o la expedición de algún documento, deberá efectuarse a través de las oficinas que hayan tramitado el documento.

Consultas de Investigadores:

El investigador debe acudir al Archivo Municipal, presentar DNI, Pasaporte o Tarjeta Nacional de Investigador y rellenar impreso normalizado de solicitud de consulta para acreditar su interés histórico, científico o cultural relevante.

El acceso a los documentos del Archivo es libre para todos los ciudadanos mayores de edad que, o bien son parte interesada en los procesos administrativos que los documentos contienen, o bien necesitan datos o desean investigar.

Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en los Archivos Municipales, limitándose este derecho a las derivadas de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de las impuestas por la legislación vigente.

NORMATIVA REGULADORA

La consulta de los documentos del Archivo está regida por la legislación vigente:

Ley del Patrimonio Histórico Español, 16/1985, de 25 de junio
Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, 15/1999, de 13 de diciembre
Ley Reguladora de las Bases del Régimen Local, 7/1985, de 2 de abril
Ley de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, 6/91, de 19 de abril

Condiciones de acceso a la documentación según la legislación vigente:

Constitucionales .-

- Todos los españoles tendrán el derecho de petición individual y colectiva, por escrito, en la forma y con los efectos que determine la Ley (Art. 29 de la C.E.).

- Los poderes públicos promoverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que todos tienen derecho (Art. 44.1. de la C.E.).

- La Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros públicos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, averiguación de los delitos y la intimidad de las personas (Art. 105b de la C.E.).

Genéricas .-

- La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución pueda establecerse (Art. 62 Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español).

- Se garantiza el acceso a archivos y registros administrativos con las salvedades y restricciones correspondientes (Art. 37 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

- Ley Orgánica 1/1982 del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la propia imagen.

- Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Específicas.-

- Ley 6/1991 de Archivos y del Patrimonio documental de Castilla y León.

- Reglamento del Archivo Municipal de Benavente (en fase de redacción y estudio).

CONSULTA EN SALA

El investigador solicita al archivero encargado del Archivo el documento. Éste rellena la ficha con los datos del investigador y del documento requerido (la ficha se depositará en fichero de investigadores).

Existe también la atención de determinadas consultas por correo.

REPROGRAFÍA (REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS)

Al igual que la consulta será solicitada al archivero encargado y se realizará en las dependencias Municipales. Sólo se podrá realizar una fotocopia de determinados documentos.

DIFUSIÓN CULTURAL Y EDUCATIVA

· Visitas guiadas concertadas con antelación, para estudiantes de enseñanza secundaria o universitaria, asociaciones, colectivos o cualquier persona interesada en conocer el patrimonio documental de la ciudad de Benavente.

· Programas educativos, consistentes en la elaboración de guías didácticas para educación primaria y secundaria.

BIBLIOGRAFÍA SOBRE EL ARCHIVO

DEL CASO CAÑIBANO, M.; DE LA MATA GUERRA, J.C.; RODRÍGUEZ LÓPEZ, M.C.: El Archivo Municipal de Benavente (Catálogo-Inventario). Instituto de Estudios Zamoranos “Florián de Ocampo”. 1996, Zamora.

DEL CASO CAÑIBANO, M.; DE LA MATA GUERRA, J.C.; RODRÍGUEZ DE DIEGO, J.L.; RODRÍGUEZ LÓPEZ, M.C.: Estado de los Trabajos de Inventario del Archivo Municipal de Benavente. En Fuentes Documentales para la Historia de Zamora.

I.E.Z. “Florián de Ocampo”. pp. 197-203. Zamora, 1991.

DE LA MATA GUERRA, J.C.: Casa de Doña Soledad González y su archivo familiar. En Brigecio nº 13, Revista de Estudios de Benavente y sus tierras. Centro de Estudios “Ledo del Pozo”. pp. 133-153. Benavente, 2004.

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